La UNLP fundó nuevo sistema de acceso a documentos de archivo

La Universidad desarrolla un software libre y gratuito, usado internacionalmente, que permite organizar sus fondos documentales (identificarlos, clasificarlos, describirlos) y dar acceso a los mismos, según lo establece la Ley de Acceso a la Información Pública.

El acceso a los documentos de archivo de las instituciones públicas es una cuestión de derecho. La Ley de Acceso a la Información Pública de nuestro país establece que “toda la información en poder del Estado se presume pública, salvo las excepciones previstas por esta ley”. La garantía del efectivo ejercicio del derecho de acceso a la información pública, la promoción de la participación ciudadana y la transparencia de la gestión pública, se posan en principios estipulados en esta Ley: presunción de publicidad, transparencia y máxima divulgación, informalismo, máximo acceso, apertura, disociación, no discriminación, máxima premura, gratuidad, control, responsabilidad, entre otros.

Para cumplir con las premisas de esta Ley, la Universidad Nacional de La Plata comenzó a implementar hace más de un año AtoM, Access To Memory, un software libre y gratuito, usado internacionalmente y promocionado por el Archivo General de la Nación de la República Argentina.

Este sistema le permite a la UNLP organizar sus fondos documentales (identificarlos, clasificarlos, describirlos) y dar acceso a los mismos, según lo establece la Ley vigente en nuestro país.

El proyecto AtoM-Archivos UNLP es coordinado por el Archivo Histórico de la UNLP -dependiente de la secretaría de Asuntos Académicos-, la Biblioteca Pública y la Facultad de Humanidades y Ciencias de la Educación.

En una primera etapa, se están incorporando al sistema las diversas dependencias de la UNLP que conserven documentos de archivo (como archivos, bibliotecas y/o museos, mesas de entrada). Además, se está capacitando al personal en el uso del AtoM y en nociones de archivística para su carga.

AtoM fue diseñado de acuerdo con los estándares internacionales de descripción archivística (ISAD(G), ISAAR (CPF), ISDIAH, ISDF, RAD y otros) y con las normas de descripción multinivel. Ofrece además herramientas de gestión de archivos como, por ejemplo, la gestión de depósitos y unidades de almacenaje o la creación de registros de ingresos y transferencias.

Lo interesante de Atom es que, por un lado, permite que cada dependencia sea volcada de manera particular, pudiéndose determinar el lugar donde se conservan los documentos; y, por el otro, posibilita la interacción entre los documentos conservados en distintos espacios de esta Universidad. A través del buscador del sistema se pueden rastrear los documentos referidos a una persona, a una temática o a una fecha específica, y ver qué hay y dónde se conservan.

De este modo, AtoM administra y publica en línea fondos documentales, colecciones y otros recursos de información que se conservan en las distintas unidades académicas, en las instituciones de pregrado, en las diversas dependencias, archivos, bibliotecas y museos universitarios.

La propuesta es que cada archivo institucional incorpore su fondo documental en este software, estableciéndose relaciones apropiadas entre las descripciones en todos los niveles archivísticos: institución archivística, fondos, secciones, series, unidades documentales.


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